Merencanakan Pertemuan? Membuat Permintaan untuk Proposal semudah ABCD

Gambar terkait

Jika Anda tidak yakin tentang apa yang harus dimasukkan dalam RFP Anda – atau hanya ingin memastikan Anda memenuhi semua pangkalan – tinjau empat langkah yang diperlukan untuk menulis permintaan proposal yang terperinci.

LANGKAH PERTAMA

Mulailah dengan memberikan vendor informasi dasar tentang pertemuan atau grup Anda:

o Nama organisasi

o Nama rapat

o Nama, alamat, nomor telepon dan faks, dan
alamat email Anda

o Lokasi pertemuan (kota dan fasilitas atau fasilitas)

o Hotel kantor pusat, jika berlaku

o Tanggal pertemuan. Pastikan untuk menunjukkan jika ada tanggal yang merupakan hari libur. Bahkan jika organisasi Anda tidak merayakan hari libur tertentu, serikat pekerja mungkin. . . dan kerja lembur dan ganda dapat berdampak besar pada anggaran Anda. Sama pentingnya untuk memeriksa hari libur ketika merencanakan pertemuan di hotel ciloto indah permai luar Amerika Serikat.

o Jumlah peserta

o Profil peserta. Profil peserta sangat penting ketika menyusun RFP untuk layanan seperti tur, hiburan, dan pesta tema. Mengetahui sejauh mana delegasi Anda telah “berada di sana, melakukan hal itu” akan membantu vendor membuat acara yang paling tepat untuk grup Anda.

o Lokasi sebelumnya (kota dan fasilitas)

o Batas waktu untuk proposal. Izinkan vendor setidaknya 10 hari kerja untuk membantu memastikan bahwa proposal yang Anda terima akan selengkap mungkin.

LANGKAH DUA

Buat daftar barang yang membutuhkan penetapan harga, dan ingat untuk sespesifik mungkin. Biarkan vendor tahu, misalnya, jika Anda ingin peralatan audio-visual dihargai dengan cara tertentu (a la carte vs harga paket per ruang rapat). Kami menyarankan Anda untuk menyediakan templat agar pemasok membuat pekerjaan mereka, dan pekerjaan Anda, lebih mudah. Dokumen spreadsheet sederhana akan membantu menjaga semua tawaran dalam format umum, memungkinkan Anda membuat perbandingan lebih efisien.

Berikut ini adalah rundown dari item-item utama untuk dimasukkan dalam RFP Anda:

o Transportasi Bandara

o Tanggal kedatangan utama

o Tanggal keberangkatan utama

o Jumlah peserta

o Tentukan apakah Anda memerlukan penjemputan individu atau penjemputan kelompok saat kedatangan atau keberangkatan.

o Apakah Anda ingin staf meet and greet ditempatkan di pintu gerbang atau di area pengambilan bagasi?

o Jenis kendaraan yang diminta (van vs. sedan)

o Apakah diperlukan toilet di dalam bus?

o Umur dan kapasitas bus

o Apakah Anda ingin uang tip pengemudi termasuk dalam harga?

o Apakah kendaraan memenuhi standar ADA?

o Tentukan “waktu tunggu” maksimum untuk setiap individu. Semakin pendek menunggu, semakin tinggi harga karena ini biasanya membutuhkan lebih banyak kendaraan.

o Apakah Anda memerlukan operator di bandara dan area pementasan?

o Di mana perusahaan akan mengatur transportasi?

Tur / Hiburan

o Tanggal dan kerangka waktu tersedia untuk tur. Apakah beberapa hari tidak tersedia untuk tur karena kegiatan rapat? Apakah Anda ingin tur sehari penuh atau setengah hari pada hari-hari tertentu selama konferensi?

o Profil peserta untuk tur tertentu atau semua tur (hanya pasangan atau teman, anak-anak, pasangan, usia, dll.)

o Pikiran atau preferensi tertentu tentang opsi tur. Sudahkah tur museum sangat sukses dengan grup Anda di masa lalu? Apakah peserta Anda lebih menyukai kegiatan fisik seperti bersepeda atau snorkeling atau bahkan wisata jalan-jalan kota?

o Berikan angka kehadiran aktual dari tur sebelumnya untuk menggambarkan jenis kegiatan yang umumnya dilakukan dan tidak cocok dengan delegasi Anda.

o Minimal jumlah peserta yang diperlukan untuk melakukan tur. Jika Anda menginginkan minimum yang lebih rendah daripada yang biasanya diminta oleh perusahaan manajemen tujuan, tentukan ini di RFP Anda. Ini akan meningkatkan biaya per-orang Anda, tetapi mungkin membuat Anda membatalkan tur pada menit terakhir karena partisipasi yang lebih rendah.

o Jumlah maksimum peserta yang diizinkan dalam tur

o Makan siang, makan malam, atau makanan ringan disediakan selama tur

o Jenis transportasi apa yang akan disediakan?

Jika bus, apakah mereka memiliki toilet?

o Tentukan apakah Anda ingin semua pajak dan persen termasuk dalam harga.

o Tunjukkan jenis tema dan hiburan yang telah Anda gunakan dalam beberapa tahun terakhir sehingga sejarah tidak terulang.

Audio-Visual

o Menyediakan seluruh program konferensi termasuk:

1. Jumlah dan lokasi sesi bersamaan. Tunjukkan apakah Anda memiliki ruang tunggu 24 jam di salah satu atau semua kamar ini karena pemasangan dan penghancuran dapat berdampak besar pada biaya tenaga kerja Anda.

2. Sesi umum. Sertakan pindah, pindah, dan waktu sesi aktual.

3. Kebutuhan peralatan. Jika Anda sudah tahu kebutuhan Anda untuk tahun ini, jelaskan. Namun, jika Anda akan mengajukan penawaran sebelum mengetahui persyaratan yang tepat, Anda dapat menggunakan daftar peralatan tahun lalu (pastikan untuk memberi tahu pemasok bahwa ini masalahnya) atau memperkirakan apa yang akan Anda butuhkan tahun ini. Strategi terakhir berfungsi dengan baik jika Anda menyediakan peralatan yang sama di setiap ruang pelarian seperti proyektor LCD, layar, dan mikrofon lavalier.

4. Biaya waktu sobek dan pengaturan yang diperlukan untuk memindahkan peralatan dari satu ruangan ke ruangan lain.

5. Apakah proyektor diperlukan?

6. Persewaan peserta pameran. Jika konferensi Anda menyertakan pameran dagang dan vendor AV akan memiliki kesempatan untuk menyediakan peralatan kepada peserta pameran dan menghasilkan pendapatan tambahan, keseluruhan bisnis Anda menjadi lebih menarik, yang dapat menghasilkan diskon yang lebih dalam. Jadi pastikan untuk memasukkan beberapa sejarah tentang persewaan peserta pameran dari tahun-tahun sebelumnya.

7. Dapatkan lembar harga cetakan standar dan penjelasan tentang diskon yang akan Anda terima.

Kontraktor Layanan Umum

o Jumlah bilik

o Ukuran bilik atau paket stan

“Ekstra” tentang pertunjukan Anda, seperti ukuran lorong yang Anda inginkan, jumlah dan lokasi area lounge apa pun, dll.

Salinan denah lantai tahun lalu mungkin terbukti bermanfaat.

o Jumlah loket pendaftaran

o Kebutuhan tanda tangan. Ini termasuk tidak hanya tanda-tanda di dalam ruang pameran, tetapi juga tanda-tanda lain yang mungkin Anda perlukan untuk ruang pertemuan, ucapan terima kasih sponsor, spanduk, dll.

o Persyaratan drainase. Kontraktor layanan umum (GSC) menghasilkan sebagian besar uang mereka dari drayage. Akibatnya, jika Anda tahu seberapa berat pertunjukan Anda, Anda mungkin dapat menegosiasikan lebih banyak barang gratis seperti memindahkan barang dari dermaga ke area pendaftaran, unit masuk, dll.

o Persyaratan tenaga kerja

o Pendapatan peserta pameran. Tentukan berapa banyak pendapatan yang dihasilkan oleh peserta pameran Anda untuk GSC di tahun-tahun sebelumnya. Jika GSC tidak dapat memberi Anda jumlah yang tepat, mintalah angka-angka penggunaan pada barang-barang seperti karpet, meja dan kursi, furnitur yang ditingkatkan, gerai prefabrikasi, tenaga kerja bantuan, dll. Berbekal informasi ini, Anda mungkin dapat bernegosiasi lebih dalam diskon atau tambahan item gratis.

LANGKAH KETIGA

Saat merencanakan pertemuan dan meminta proposal, kompilasi daftar keinginan. Biarkan pemasok tahu barang-barang gratis atau diskon apa yang ingin Anda terima berdasarkan nilai bisnis Anda.  Anda mungkin tidak mendapatkan semua yang Anda minta – bagaimanapun juga, vendor harus mendapatkan untung – tetapi jika Anda tidak meminta, Anda mungkin tidak mendapatkan apa-apa. Vendor audio-visual, misalnya, mungkin dapat menyediakan walkie-talkie gratis, peralatan ruang siap-bicara, atau bahkan satu mikrofon per hari per kamar. DMC mungkin dapat menyediakan staf meja layanan wisata gratis atau transportasi kunjungan lokasi. Kontraktor layanan umum mungkin dapat mengambil tab untuk semua atau sebagian dari kebutuhan pengiriman manajemen acara Anda atau perabot atau peralatan untuk kantor pertunjukan Anda. Hampir selalu memungkinkan untuk mendapatkan diskon dari harga penuh.

LANGKAH EMPAT

Akhirnya, minta vendor untuk memberikan daftar referensi … dan pastikan untuk memeriksanya sebelum membuat keputusan akhir Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *