Musim pajak biasanya merupakan waktu yang sibuk bagi akuntan, perencana keuangan, nirlaba, dan kelompok lain yang menawarkan bantuan pajak ketika orang-orang bergegas untuk mempersiapkan dan mengajukan pajak mereka sebelum batas waktu. Di satu sisi, bulan-bulan menjelang batas waktu pengarsipan bisa menjadi yang paling menguntungkan tahun ini bagi para penyusun pajak dan staf mereka. Manajemen Pajak Di sisi lain, itu bisa menjadi tantangan untuk secara akurat dan efisien mengelola masuknya janji pelanggan ini. Ini terutama benar jika mereka menjadwalkan janji temu mereka dengan cara yang lebih tradisional, yaitu melalui telepon atau melalui email. Tidak hanya proses yang membosankan ini yang membutuhkan waktu staf yang signifikan, ini juga dapat melibatkan langkah-langkah tambahan yang memakan waktu, seperti merekam janji temu secara manual dan informasi pelanggan dalam buku-buku perjanjian, kalender, spreadsheet, dan file yang terpisah.
Selain beban tempat penjadwalan janji tradisional pada staf kantor, itu juga tidak memberikan pelanggan cara yang nyaman untuk menjadwalkan sesi persiapan pajak mereka ketika itu yang terbaik bagi mereka, seperti di luar untuk jam kerja normal dan pada akhir pekan.
Lebih dari kebanyakan, CPA dan perencana keuangan tahu pentingnya mengelola informasi yang akurat. Itu sebabnya mereka menemukan solusi sempurna untuk kebutuhan pengaturan janji temu mereka dalam bentuk perangkat lunak penjadwalan online.
PENJADWALAN IDEAL PERANGKAT LUNAK UNTUK MUSIM PAJAK
Dinamika perangkat lunak penjadwalan janji temu online menjadikannya pilihan ideal bagi sebagian besar bisnis yang berorientasi layanan yang membutuhkan janji atau reservasi, seperti pembuat pajak. Sebagian besar aplikasi penjadwalan online berbasis cloud, yang artinya dapat diakses dengan cara yang sama seperti situs perbankan online, email, dan jejaring sosial. Semua yang diperlukan untuk mengimplementasikan layanan ini adalah koneksi Internet, yang dimiliki sebagian besar bisnis dan individu. Karena perangkat lunak ditempatkan layanan mengurus pajak di server yang aman yang dikelola oleh penyedia layanan, tidak perlu perangkat keras yang mahal, unduhan, instalasi atau pemeliharaan yang berkelanjutan. Pengguna cukup mengakses dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan pada situs web lainnya. Intinya, penjadwal online sendiri adalah situs Web yang dapat diakses melalui URL.
Fitur dapat bervariasi di antara banyak penyedia, tetapi umumnya sebagian besar menawarkan fungsi seperti:
• Penjadwalan mandiri pelanggan online. Ini memungkinkan individu untuk melihat ketersediaan dan memesan janji mereka ketika itu paling nyaman bagi mereka, seperti di malam hari atau pada akhir pekan.
• Pengingat e-mail dan pesan teks otomatis. Dikirim sebelum janji persiapan pajak yang dijadwalkan, ini dapat mengurangi jumlah “tidak muncul” lebih dari 50 persen. Mereka juga dihargai oleh pelanggan
• Opsi pembayaran online. Suatu sistem penjadwalan dapat memberikan kemampuan bagi petugas pajak untuk menerima pembayaran online dengan aman dari para pelanggan mereka. Seperti pengingat otomatis, fitur ini juga dapat mengurangi jumlah “tidak muncul”, karena individu lebih cenderung membuat janji jika mereka sudah membayarnya.
• Penyimpanan catatan dan pelaporan. Istilah-istilah ini identik dengan akuntan dan profesional keuangan, dan sistem penjadwalan online membantu mereka mengelola data yang akurat tentang pelanggan dan janji mereka dengan memusatkan semua informasi yang dimasukkan dalam satu lokasi yang mudah diakses. Beberapa bahkan menawarkan laporan standar yang dapat dibuat pengguna dengan cepat.
• Kemampuan e-marketing. Sebagian besar penyedia layanan sekarang berkomunikasi dengan pelanggan melalui email, buletin elektronik dan melalui sarana online lainnya. Sistem penjadwalan online sangat ideal untuk mengelola kampanye pemasaran elektronik, karena petugas pajak dapat mengelola email pelanggan mereka tepat di penjadwal alih-alih dalam lembar kerja dan file terpisah. Dan tidak hanya mudah diakses, sebagian besar alamat email akan terkini, karena pelanggan memiliki kemampuan untuk memperbaruinya saat menjadwalkan janji temu (jika mereka telah berubah).
Selain menjadwalkan pelanggan untuk sesi persiapan pengembalian pajak, banyak CPA, perencana keuangan, nirlaba, dan kelompok lain menggunakannya untuk layanan lain sepanjang tahun, seperti untuk konsultasi, perencanaan pajak dan ulasan, layanan penggajian dan pengajuan formulir .
Dikenal sebagai aplikasi Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), program penjadwalan janji temu secara online biasanya “pay-as-you-go” dengan biaya bulanan yang rendah dan tanpa kontrak jangka panjang. Banyak yang menawarkan uji coba gratis untuk layanan mereka, yang merupakan cara sempurna untuk menguji sistem dan melihat apakah itu sesuai dengan kebutuhan penjadwalan tertentu. Secara umum, sebagian besar penyedia penjadwalan memberikan pengguna kemampuan untuk mengatur jam ketika janji diterima, memblokir hari dan waktu yang tidak tersedia, daftar anggota staf yang pelanggan dapat memilih untuk layanan, menggambarkan layanan yang tersedia yang ditawarkan, menentukan apakah dan kapan email otomatis dan pengingat janji pesan teks dikirim, dan memodifikasi tampilan jadwal dengan berbagai skema warna, logo dan foto.
Meskipun beberapa pembuat pajak akan menggunakan aplikasi janji temu terutama sebagai penjadwalan internal, sebagian besar memanfaatkan fitur penjadwalan mandiri pelanggan online dengan menambahkan tombol “Jadwalkan Sekarang” atau “Pesan Sekarang” ke situs Web mereka (sebagian besar layanan penjadwalan menyediakan ini untuk klien mereka). Pembuat pajak juga dapat menambahkan tombol atau tautan URL ke email dan buletin mereka, serta memasukkan alamat URL dalam faktur, kartu pos, kwitansi, dan dokumen kertas lainnya. Mereka juga dapat memberikan URL kepada pelanggan secara langsung dan melalui telepon. Dalam hal ini, penjadwal itu sendiri adalah halaman Web yang dapat diakses oleh siapa saja dengan koneksi Internet. Ini juga berarti bahwa seorang akuntan, profesional keuangan atau kelompok bahkan tidak memerlukan situs Web untuk menggunakan perangkat lunak penjadwalan penunjukan online.
MANFAAT PERANGKAT LUNAK PENJUALAN ONLINE
Menjadwalkan dan mengelola janji temu mungkin tampak seperti tugas yang simpel dan kering. Namun, tergantung pada volume janji temu yang ditangani penyedia layanan, ini dapat berdampak signifikan pada sumber daya staf dan keuntungan bisnis.
Berikut ini beberapa manfaat dari sistem penjadwalan yang diterapkan dengan benar:
• Penghematan waktu. Penjadwalan mandiri pelanggan online dapat secara dramatis mengurangi jumlah jam staf yang diperlukan untuk menjawab telepon, secara manual memesan waktu janji temu menjadi buku-buku janji temu, kalender dan spreadsheet, dan mengubah atau membatalkan janji yang ada. Pengingat e-mail dan pesan teks otomatis juga dapat menghilangkan kebutuhan untuk membuat pengingat panggilan telepon atau menulis pesan pengingat e-mail. Ini membebaskan sumber daya karyawan untuk fokus pada tugas dan tanggung jawab yang lebih penting.
• Penghematan uang. Penghematan waktu dari aplikasi perangkat lunak penjadwalan online juga dapat disamakan dengan penghematan moneter. Misalnya, bisnis dengan hanya satu atau dua karyawan tidak perlu menyewa resepsionis atau asisten untuk mengelola janji layanan dan informasi pelanggan. Perangkat lunak penjadwalan online juga dapat membuat bisnis lebih efisien, memungkinkannya untuk memaksimalkan jumlah janji layanan yang ditawarkan dengan mengotomatisasi prosedur yang membosankan dan memakan waktu. “Tidak muncul” juga memotong pendapatan operasi bisnis, karena slot waktu hilang dan sekarang tidak tersedia untuk pelanggan yang membayar lainnya. Pengingat e-mail dan pesan teks otomatis membantu mengurangi hal itu dan meningkatkan kemungkinan pelanggan tidak melewatkan janji temu mereka.
• Aksesibilitas.Mengelola waktu dan layanan janji temu pelanggan dalam satu buku janji temu, kalender, file atau spreadsheet tidak efisien, terutama jika lebih dari satu anggota staf harus memiliki akses ke sana. Seringkali, itu terbatas pada meja resepsionis atau komputer satu karyawan. Hal yang sama berlaku untuk aplikasi perangkat lunak penjadwalan “kotak” tradisional yang dijual di outlet ritel dan diinstal pada satu komputer atau jaringan. Aplikasi penjadwalan janji temu berbasis cloud dan dapat diakses dari koneksi Internet apa pun. Ini berarti bahwa staf dapat mengakses kalender janji temu dari komputer atau PDA, Smartphone, dan perangkat seluler yang terhubung ke Web lainnya, manfaat luar biasa bagi individu yang harus memiliki kemampuan untuk melihat kalender janji temu mereka dari rumah, di jalan, dan dari lokasi lain di luar kantor.
• Biaya. Perangkat lunak penjadwalan berbasis cloud sangat cocok untuk usaha kecil dan organisasi dengan anggaran teknologi terbatas, karena umumnya terjangkau dan tidak memerlukan kontrak layanan jangka panjang. Selain itu, ini menghilangkan kebutuhan untuk layanan TI yang dikontrak untuk pemeliharaan, peningkatan dan pembaruan yang berkelanjutan, karena penyedia layanan biasanya melakukan ini secara otomatis.
Menjadwalkan janji temu pelanggan bisa menjadi proses yang membosankan dan menghabiskan waktu bagi para penyiasat pajak, terutama selama musim pajak yang sibuk. Menerapkan perangkat lunak penjadwalan penunjukan online dapat membantu orang-orang ini mengotomatiskan dan meningkatkan tugas yang diperlukan ini – tetapi seringkali membuat frustasi sehingga mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berfokus pada waktu dan tanggal perjanjian dan lebih banyak waktu berfokus pada pengembalian pajak pelanggan mereka.
Ruang Tamu umumnya akan memberikan kesan pertama dari rumah. Sebuah ruang tamu yang tidak be tertib dianggap mewakili sisa rumah, yang berarti tidak tertib. Jadi tidak pernah meremehkan bagaimana mengatur ruang tamu di rumah Anda.
